Chargé de l'administration des bénévoles (H/F) - Bénévole

Résumé de la mission

Assurer la gestion administrative et la valorisation de l’engagement des bénévoles afin de garantir un cadre structuré, conforme et bienveillant au sein de NELIXAIR Association.

Intervenir en appui de la gouvernance et du pôle Ressources Humaines et Talents pour le suivi des dossiers, des engagements et des heures bénévoles, avec une implication régulière adaptée aux besoins de l’association.

📍 Télé-mission | 🕒 Disponibilité variable selon les périodes d’activité | 💼 Mission bénévole

À propos de NELIXAIR

Fondée en 2022 et basée à Toulon, NELIXAIR est une association loi 1901 à but non lucratif réunissant une communauté de passionnés d’aéronautique, de simulation de vol et d’innovation numérique.

Nous développons un écosystème collaboratif et ouvert, animé par une mission claire : démocratiser la simulation aérienne et la rendre accessible, immersive et fédératrice.

Nos projets allient innovation technique, engagement collectif et apprentissage — parmi eux : VOMC, IMS, Dispatcher et Lido Solutions, qui incarnent notre vision d’un environnement numérique complet et connecté.

Avec une gouvernance 100 % bénévole, organisée de manière rigoureuse, nous associons expertise, passion et sens du partage au service d’une vision commune.

Votre rôle

Le ou la Chargé·e de l’administration des bénévoles contribue au bon fonctionnement de NELIXAIR en assurant la gestion administrative, le suivi et la valorisation de l’engagement des bénévoles.

La mission s’inscrit au cœur de la structuration associative et vise à garantir une organisation fiable, conforme et respectueuse des cadres légaux et internes.

Dans ce cadre, le rôle consiste à centraliser et maintenir les informations administratives, à accompagner les bénévoles dans leurs démarches et à produire les documents nécessaires tout au long du parcours d’engagement.

La mission s’exerce en lien étroit avec les responsables de mission et les équipes RH afin d’assurer une cohérence globale des processus.

Le ou la Chargé·e de l’administration des bénévoles agit sous la supervision directe du Président et du Responsable des Ressources Humaines et Talents (RRHT), et contribue activement à la reconnaissance et à la valorisation du bénévolat au sein de l’association.

Responsabilités

• Gérer et mettre à jour les dossiers administratifs des bénévoles dans le respect de la confidentialité
• Enregistrer et suivre les heures et disponibilités des bénévoles pour les missions
• Préparer, faire signer et archiver les documents d’engagement bénévole (CEB, NDA, contrats de cession)
• Saisir et maintenir les informations administratives dans les outils internes de suivi
• Accompagner les bénévoles dans leurs démarches administratives et répondre à leurs questions
• Faciliter l’intégration administrative en présentant les procédures et outils nécessaires
• Veiller à la conformité des engagements bénévoles avec les obligations légales et associatives
• Préparer les documents de clôture en fin de mission, dont les attestations de bénévolat
• Calculer et actualiser la valorisation des heures bénévoles engagées
• Assurer une communication régulière avec les responsables de mission et les pôles concernés

Profil recherché

Cette mission s’adresse à une personne motivée par l’engagement associatif, attentive à la qualité des processus et sensible à l’accompagnement humain des bénévoles.

Compétences requises

• Maîtriser les processus administratifs dans un contexte associatif
• Utiliser les outils bureautiques courants (Word, Excel ou équivalent)
• Manipuler des plateformes collaboratives et de gestion de documents
• Comprendre les principes de valorisation de l’engagement bénévole
• Assurer une gestion rigoureuse et structurée des dossiers administratifs

Compétences complémentaires (atouts)

• Expérience en gestion administrative associative ou en coordination de bénévoles
• Connaissance d’outils de gestion de projet ou de suivi interne
• Sensibilité aux enjeux RH dans un cadre non lucratif

Savoir-être et qualités humaines

• Faire preuve d’organisation et de rigueur
• Adopter une posture bienveillante et à l’écoute
• Respecter strictement la confidentialité des informations
• Travailler en équipe et favoriser la collaboration
• Communiquer de manière claire et pédagogique

Niveau et expérience

• Niveau Bac +2 minimum en gestion administrative, ressources humaines ou domaine connexe
• Expérience préalable en milieu associatif ou dans la gestion de bénévoles fortement appréciée

Pourquoi nous rejoindre ?

Rejoindre NELIXAIR, c’est s’engager dans une aventure collective où chaque contribution compte et participe directement à la structuration et à la pérennité des projets.

L’association valorise la transmission des savoirs, l’apprentissage mutuel et la reconnaissance de l’engagement bénévole dans un cadre respectueux et organisé.

Vous évoluerez dans un environnement collaboratif, où la qualité des processus, la documentation et l’amélioration continue sont au cœur de la culture interne.

Votre implication sera reconnue par une attestation officielle de valorisation d’heures bénévoles, reflet concret de votre contribution.

Concrètement, vous bénéficierez de :

• Autonomie dans l’organisation et la conduite des missions
• Culture de l’amélioration continue et du partage des bonnes pratiques
• Reconnaissance officielle de l’engagement bénévole
• Environnement collaboratif, structuré et bienveillant
• Participation à des projets innovants à portée nationale et internationale

Conditions de la mission

• Type de mission : engagement bénévole au sein de NELIXAIR Association
• Statut : mission non rémunérée, sans lien de subordination
• Lieu : 100 % à distance
• Disponibilité indicative : variable selon les périodes d’activité de l’association
• Rythme de réunions : selon les besoins RH et les échanges avec les responsables concernés
• Encadrement fonctionnel : sous la coordination du Président et du Responsable des Ressources Humaines et Talents (RRHT)
• Outils utilisés : outils bureautiques, plateformes collaboratives internes, outils de gestion administrative de l’association
• Reconnaissance : attestation officielle de valorisation d’heures bénévoles délivrée en fin de mission ou sur demande

Cette mission s’inscrit dans le cadre d’un engagement bénévole au sein de NELIXAIR Association. Elle ne crée aucun lien de subordination ni relation de travail.

Processus de candidature

1. Dépôt de candidature via le formulaire en ligne
2. Session de présentation de NELIXAIR (distancielle)
3. Entretien ciblé selon le pôle concerné
4. Proposition de mission et signature du Contrat d’Engagement Bénévole (CEB)
5. Intégration et accompagnement au sein de l’équipe

Mentions complémentaires

NELIXAIR promeut la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées avec attention, sans distinction d’origine, de genre, d’âge ou de parcours.

Les données sont traitées conformément au RGPD et à la politique interne de l’association.